Ausstandsregeln

Falls Mitwirkende im Rahmen eines Beschaffungsprojekts feststellen, dass sie eine konflikttr?chtige Interessenbindung haben, sind sie verpflichtet, diese dem Vorgesetzten umgehend mitzuteilen.

Eine konflikttr?chtige Interessenbindung und somit eine Befangenheit liegt vor, wenn eine auf Seiten der ETH Z¨¹rich mitwirkende Person

• ein pers?nliches Interesse am Auftrag hat;
• eine besondere Beziehungsn?he zur Anbieterin oder einem Mitglied eines ihrer Organe aufweist; Darunter fallen etwa enge aktuelle oder fr¨¹here (private) Gesch?ftsbeziehungen (z.B. Kundenbeziehung, strategische Partnerschaft, Beteiligungsform, Anstellungs-/Auftragsverh?ltnis, Nebenbesch?ftigung), Spin-Off-Beziehung, Ehe, eingetragene Partnerschaft oder eine ehe?hnliche Gemeinschaft, Verwandtschaft oder Schw?gerschaft (bis zum dritten Grad in der Seitenlinie), ein wirtschaftliches oder anders Abh?ngigkeitsverh?ltnis oder eine mehrj?hrige vertiefte Kameradschaft (z. B. aufgrund des Milit?rdienstes)
• aufgrund anderer Umst?nde die f¨¹r die Durchf¨¹hrung ?ffentlicher Beschaffungen erforderliche Unabh?ngigkeit vermissen l?sst, soweit sich diese Befangenheit konkret auf den Beschaffungsvorgang auswirkt.

In den Ausstand treten bedeutet im Vergabeverfahren nicht mitzuwirken, weder bei der Bedarfsspezifikation noch bei der Angebotsevaluation oder beim Vergabeentscheid. Der zust?ndige vorgesetzte Budgetverantwortliche bzw. der Departementsvorsteher (wenn die betroffene Person selbst eine departementale Budgetverantwortung innehat) stellt sicher, dass bei einer ihm gemeldeten Befangenheit im Zusammenhang mit einem Beschaffungsprojekt die betroffene Person in den Ausstand tritt und dieser dokumentiert wird. Ferner stellt er sicher, dass Bedarfsspezifikation, Angebotsevaluation und Vergabeentscheid durch ein unabh?ngiges Expertengremium durchgef¨¹hrt werden, dass die Beschaffungs-prozess-Anforderungen gem?ss Art. 130 Finanzreglement der ETH Z¨¹rich (nachfolgend ?FR?) eingehalten werden und die Einkaufskoordination informiert wird. In Zweifelsf?llen entscheidet der Vizepr?sident f¨¹r Finanzen und Controlling ¨¹ber den Ausstand im Sinne von Art. 130 Abs. 3bis FR.

Mitwirkende bei ETH-Beschaffungsverfahren m¨¹ssen sich auch ¨¹ber folgende, weitere Sorgfalts- und Treuepflichten und m?gliche Konsequenzen bei deren Nichteinhaltung im Klaren sein:

• Bei der Evaluation eingegangener Angebote im Rahmen eines Beschaffungsverfahrens vertritt die mitwirkende Person ausschliesslich die Interessen der ETH. In einem Beschaffungsverfahren sind s?mtliche Informationen, Unterlagen und Ergebnisse vor, w?hrend und nach dem Vergabeverfahren vertraulich. Konkret heisst das, dass solche Daten unberechtigten Dritten in keiner Art und Weise zug?nglich gemacht und nicht aus den hierf¨¹r bestimmten R?umlichkeiten entfernt werden d¨¹rfen.
• Zudem darf vor und w?hrend des Vergabeverfahrens kein Kontakt mit potenziellen Anbieterinnen betreffend die fragliche Beschaffung stattfinden, der die Gleichbehandlung aller Anbieterinnen gef?hrden k?nnte.
• S?mtliche Geschenke, Einladungen oder geringf¨¹gige und sozial ¨¹blichen Vorteile vor und w?hrend des Vergabeverfahrens von potenziellen oder effektiven Anbieterinnen m¨¹ssen abgelehnt werden.

Die Nichteinhaltung der oben aufgef¨¹hrten Punkte kann eine Verletzung der personalrechtlichen Sorgfalts- und Treuepflicht darstellen und personalrechtliche Sanktionen zur Folge haben.

Die folgend aufgef¨¹hrten Massnahmen sollen dazu dienen, alle Mitwirkende bei Beschaffungsverfahren f¨¹r das Thema konflikttr?chtige Interessenbindungen bei Beschaffungen zu sensibilisieren:

• Bei Beschaffungsprojekten ab CHF 150¡¯000 (exkl. Immobilien-Prozess) verlangt die zust?ndige Beschaffungsstelle von der budgetverantwortlichen Person und den weiteren mitwirkenden Personen (interne und externe) eine unterschriebene projektbezogene Unbefangenheitserkl?rung. F¨¹r interne und externe Mitwirkende werden unterschiedliche projektbezogene Unbefangenheitserkl?rungs-Formulare verwendet.
• In Beschaffungen involvierte Mitarbeitende (exkl. Budgetverantwortliche) der Beschaffungsstellen im Sinne von Art. 127 FR und der Shops im Sinne von Art. 130a FR unterzeichnen eine Unbefangenheitserkl?rung f¨¹r die Dauer der Anstellung. Die Beschaffungsstelle/der Shop ist verantwortlich f¨¹r das Einfordern der Unbefangenheitserkl?rungen. Damit verbunden ist die Aufgabe, regelm?ssig zu pr¨¹fen, ob weitere Mitarbeitende eine Unbefangenheitserkl?rung unterzeichnen m¨¹ssen.
• Die Budgetverantwortlichen best?tigen jeweils Ende Jahr (im ETHIS-Prozess Jahresabrechnung), dass sie die Ausstandsregeln in Beschaffungsverfahren verstanden haben und in ihrem Verantwortungsbereich umsetzen.
• Beim Erfassen von Nebenbesch?ftigungen wird im entsprechenden ETHIS-Workflow und ggf. in der SL-Mitteilung (Bewilligung) darauf hingewiesen, dass bei geplanten Beschaffungen, wo die Firma/Firmengruppe bei welcher die Nebenbesch?ftigung ausge¨¹bt wird als Anbieterin in Frage kommt, die Person mit der Nebenbesch?ftigung in den Ausstand treten muss.

Grundlage f¨¹r die hier aufgef¨¹hrten Regeln und Prozesse bilden die unten aufgef¨¹hrten gesetzlichen Bestimmungen sowie folgende Finanzreglement-Artikel:

• Art. 22, Lit. e;
• Art. 24, Abs. 9, Lit. c;
• Art. 28, Abs. 1, Lit. i;
• Art. 29, Abs. 1, Lit h;
• Art. 130, Abs. 3bis

Art. 11 B?B ¨C Verfahrensgrunds?tze

Bei der Vergabe ?ffentlicher Auftr?ge beachtet die Auftraggeberin folgende Verfahrensgrunds?tze:

b. Sie trifft Massnahmen gegen Interessenkonflikte, unzul?ssige Wettbewerbsabreden und Korruption.

Art. 13 B?B ¨C Ausstand

Am Vergabeverfahren d¨¹rfen auf Seiten der Auftraggeberin oder eines Expertengremiums keine Personen mitwirken, die

a. an einem Auftrag ein pers?nliches Interesse haben;
b. mit einer Anbieterin oder mit einem Mitglied eines ihrer Organe durch Ehe oder eingetragene Partnerschaft verbunden sind oder eine faktische Lebensgemeinschaft f¨¹hren;
c. mit einer Anbieterin oder mit einem Mitglied eines ihrer Organe in gerader Linie oder bis zum dritten Grad in der Seitenlinie verwandt oder verschw?gert sind;
d. Vertreterinnen oder Vertreter einer Anbieterin sind oder f¨¹r eine Anbieterin in der gleichen Sache t?tig waren;
e. oder aufgrund anderer Umst?nde die f¨¹r die Durchf¨¹hrung ?ffentlicher Beschaffungen erforderliche Unabh?ngigkeit vermissen lassen.

Art. 3 V?B ¨C Massnahmen gegen Interessenkonflikte und Korruption

1 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Auftraggeberin sowie von dieser beauftragter Dritter, die an einem Vergabeverfahren mitwirken, sind verpflichtet:

a. Nebenbesch?ftigungen und Auftragsverh?ltnisse sowie Interessenbindungen, die zu einem Interessenkonflikt beim Vergabeverfahren f¨¹hren k?nnen, offenzulegen;
b. eine Erkl?rung ihrer Unbefangenheit zu unterzeichnen.

Art. 53a PVO-ETH ¨C Wahrung der Interessen des Bundes, des ETH-Rates, der beiden ETH und der Forschungsanstalten

1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erf¨¹llen die Aufgaben unabh?ngig von pers?nlichen Interessen und vermeiden Konflikte zwischen ihren privaten Interessen und jenen des Bundes, des ETH-Rates, der beiden ETH und der Forschungsanstalten.
2. Die zust?ndige Stelle nach Artikel 2 sorgt daf¨¹r, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die miteinander verheiratet sind, in einer Partnerschaft leben, eng verwandt oder verschw?gert sind, so besch?ftigt werden, dass sie nicht unmittelbar miteinander arbeiten oder in direktem Unterstellungsverh?ltnis stehen. Wer in einer solchen Beziehung steht, hat dies der oder dem Vorgesetzten zu melden.

Art. 56b Abs. 1 und 2 PVO-ETH ¨C Annahme von Geschenken und sonstigen Vorteilen

1. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter d¨¹rfen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen T?tigkeit weder f¨¹r sich selbst noch f¨¹r ihre Angeh?rigen von Dritten Geschenke annehmen oder sich andere Vorteile einr?umen lassen, die geringf¨¹gige, sozial ¨¹bliche Gesten ¨¹bersteigen oder zu einer gewissen Abh?ngigkeit f¨¹hren k?nnen. Als geringf¨¹gige Vorteile gelten Naturalgeschenke, deren Marktwert 200 Franken nicht ¨¹bersteigt.
2. In Zweifelsf?llen entscheidet die vorgesetzte Stelle.

Art. 57 PVO-ETH ¨C Berufs-, Gesch?fts- und Amtsgeheimnis

1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit ¨¹ber berufliche und gesch?ftliche Angelegenheiten verpflichtet, die nach ihrer Natur oder gem?ss besonderer Vorschrift geheim zu halten sind.
2. Die Pflicht zur Verschwiegenheit bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsverh?ltnisses bestehen.
3. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter d¨¹rfen sich bei Einvernahmen und in Gerichtsverfahren als Partei, Zeuge oder Sachverst?ndiger ¨¹ber Wahrnehmungen, die sie aufgrund ihrer Aufgabe oder in Aus¨¹bung ihrer Funktion gemacht haben und die sich auf ihre dienstlichen Aufgaben beziehen, nur ?ussern, wenn sie von der zust?ndigen Stelle dazu erm?chtigt worden sind.

Art. 56 PVO-ETH ¨C Nebenbesch?ftigungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

1. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter melden ihrer vorgesetzten Stelle s?mtliche ?ffentlichen ?mter und gegen Entgelt ausge¨¹bten T?tigkeiten, die sie ausserhalb ihres Arbeitsverh?ltnisses aus¨¹ben, insbesondere externe Lehrverpflichtungen, Beratungst?tigkeiten, Verwaltungsratsmandate und andere Dienstleistungen.
2. Unentgeltlich ausge¨¹bte T?tigkeiten sind meldepflichtig, sofern Interessenkonflikte nicht ausgeschlossen werden k?nnen oder sie den Ruf des ETH-Rats, der beiden ETH oder der Forschungsanstalten beeintr?chtigen k?nnten.
3. Die Aus¨¹bung der ?mter und der T?tigkeiten nach den Abs?tzen 1 und 2 bedarf der Bewilligung, wenn:
   a. sie eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in einem Umfang beanspruchen, der die Leistungsf?higkeit im Arbeitsverh?ltnis mit dem ETH-Rat, der beiden ETH oder der Forschungsanstalten vermindern kann, insbesondere wenn die gesamte zeitliche Beanspruchung durch die Haupt- und die Nebenbesch?ftigung ein volles Arbeitspensum um mehr als 10 Prozent ¨¹bersteigt;
   b. aufgrund der Art der T?tigkeit die Gefahr eines Konfliktes mit den Interessen aus dem Arbeitsverh?ltnis oder mit den Interessen des ETH-Rats, der beiden ETH oder der Forschungsanstalten besteht;
   c. die Infrastruktur des Arbeitsplatzes beansprucht werden soll.
   
   
4. K?nnen im Einzelfall Interessenkonflikte nicht ausgeschlossen werden, so wird die Bewilligung mit geeigneten Auflagen oder Bedingungen verbunden oder verweigert. Interessenkonflikte k?nnen insbesondere bei folgenden T?tigkeiten bestehen:
   a. Beratung oder Vertretung von Dritten in Angelegenheiten, die zu den Aufgaben im Rahmen des Arbeitsverh?ltnisses geh?ren;
   b. T?tigkeiten im Zusammenhang mit Auftr?gen, die f¨¹r den ETH-Rat, die beiden ETH oder die Forschungsanstalten ausgef¨¹hrt werden oder die von Letzteren in absehbarer Zeit zu vergeben sind.
   
   
5. Die Mitteilung oder das Bewilligungsgesuch ist rechtzeitig vor Beginn der T?tigkeit bei der vorgesetzten Stelle einzureichen. Die beiden Dokumente geben Auskunft ¨¹ber:
   a. die Art und die Dauer der Nebenbesch?ftigung;
   b. die voraussichtliche zeitliche Belastung;
   c. die Art und den Umfang der Beanspruchung der Infrastruktur;
   d. m?gliche Interessenkonflikte.

Art. 56a1 PVO-ETH ¨C Nebenbesch?ftigungen der ¨¹brigen Mitglieder der Anstaltsleitungen

1. F¨¹r die ¨¹brigen Mitglieder der Anstaltsleitungen gilt f¨¹r die Aus¨¹bung von Nebenbesch?ftigungen Artikel 7a der Verordnung ETH-Bereich vom 19. November 2003.
2. Der ETH-Rat entscheidet auf Gesuch hin ¨¹ber den ganzen oder teilweisen Verzicht auf Ablieferung des Einkommens aus Nebenbesch?ftigungen gem?ss Artikel 11 Absatz 5 der Kaderlohnverordnung vom 19. Dezember 2003.