Gut vorbereitet ins Personalgespräch

Alle Jahre wieder¡­ Nein, f¨¹r einmal ist nicht die Weihnachtszeit gemeint, sondern das Personalgespr?ch. Denn auch dieses steht f¨¹r viele Mitarbeitende einmal im Jahr an ¨C bei den meisten d¨¹rfte es in den n?chsten Wochen so weit sein.

Damit Sie Ihr n?chstes Personalgespr?ch positiv f¨¹r sich nutzen k?nnen, gibt Eric Ryf, Leiter der Kurse zur Gespr?chsf¨¹hrung beim Vizepr?sidium f¨¹r Personalentwicklung und Leadership, hier einige Tipps:

Die Vorbereitung ¨C das A und O

?Die Bedeutung einer guten Gespr?chsvorbereitung kann man gar nicht hoch genug einsch?tzen?, ist Eric Ryf ¨¹berzeugt. Denn: ?Gerade beim neuen Personalgespr?ch ?Dialog?, das die meisten ETH-Mitarbeitenden in diesem Jahr durchf¨¹hren werden, ist die Vorbereitung zentral, damit das Gespr?ch auf Augenh?he stattfindet.?

Folgende Tipps helfen bei der Vorbereitung:

• Regelm?ssige Notizen: Schreiben Sie sich bereits unter dem Jahr Beispiele auf, wie Sie die Arbeit und die Zusammenarbeit mit anderen erleben. Also: Was ist in diesem Jahr besonders gut gelaufen ¨C was nicht? Weshalb? Welche R¨¹ckmeldungen haben Sie erhalten? Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer eigenen Leistung, mit der Zusammenarbeit im Team und mit der vorgesetzten Person? Wo w¨¹nschen Sie sich mehr Unterst¨¹tzung?
• Ziele definieren: ?berlegen Sie sich vor dem Gespr?ch, was Sie sich f¨¹r das n?chste Jahr vornehmen, und wie Sie diese Ziele erreichen k?nnen. Brauchen Sie dabei Unterst¨¹tzung?
• Wie weiterentwickeln? In einer sich rasant ver?ndernden Welt braucht es stetigen Wissenserwerb und Weiterentwicklung. Das muss allerdings nicht immer gleich ein sechsmonatiges CAS-Programm sein, wie Eric Ryf betont. ?Auf der ETH-Lernplattform Lifelong Learning Hub finden sich viele Lerninhalte, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen und sich dadurch gut in den Arbeitsalltag integrieren lassen.?

Das Gespr?ch ¨C ein Austausch auf Augenh?he

Eine sorgf?ltige Vorbereitung sch?rft nicht nur das Bewusstsein f¨¹r die eigene Leistung. ?Sie kann sich auch positiv auf das Selbstbewusstsein auswirken?, weiss Eric Ryf. ?Gut vorbereitet, kann ich als Mitarbeiter:in im Gespr?ch besser argumentieren, falls ich mit einem Feedback konfrontiert werde, das mich ¨¹berrascht oder mit dem ich nicht einverstanden bin.?

Weitere Tipps, die bei schwierigen, aber auch bei allen anderen Gespr?chen hilfreich sein k?nnen:

• Aktiv am Gespr?ch teilnehmen: H?ren Sie w?hrend des Gespr?chs aktiv zu, fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist, und stellen Sie offene W-Fragen (?Was k?nnen wir tun, um unsere Zusammenarbeit im Team zu verbessern??).
• Sachlich und konkret: Gerade bei schwierigen Themen lohnt es sich, sachlich zu bleiben. ?Wenn wir kritisieren, sollten wir stets ein konkretes Verhalten anhand von Beispielen besprechen?, sagt Eric Ryf. ?Wichtig ist, dass es um die Sache geht ¨C nicht um die Person.? Ziel sollte immer das gegenseitige Verst?ndnis sein.
• W¨¹nsche formulieren: Ein weiterer Tipp f¨¹r eine wirkungsvolle Kommunikation ist laut Eric Ryf, W¨¹nsche mit konkreten Beispielen zu verkn¨¹pfen. Also: ?Ich w¨¹nsche mir von dir mehr Unterst¨¹tzung beim Projekt XY.?
• Auf ?immer? und ?nie? verzichten: Zwei kleine Worte mit grosser Wirkung: ?Immer kommst du zu sp?t!?, ?Nie schreibst du das Protokoll bei den Teamsitzungen!? Mit ?immer? und ?nie? werden Einzelf?lle gerne verallgemeinert. Die Folge: Unser Gegen¨¹ber f¨¹hlt sich angegriffen oder ungerecht behandelt. ?Keine gute Voraussetzung f¨¹r ein Gespr?ch auf Augenh?he. Auf die Worte ?immer? und ?nie? sollte man deshalb besser verzichten?, empfiehlt Eric Ryf. 
• Pause machen: Wenn ein Gespr?ch sehr schwierig wird oder ins Stocken ger?t, kann eine kurze Unterbrechung helfen. ?Es kann schon gen¨¹gen, gemeinsam einen Kaffee zu holen?, so Eric Ryf. ?Hilfreich sind dabei sowohl die Bewegung, die das Adrenalin und den ?rger abbaut, als auch der Szenenwechsel. Danach kann man das Thema neu angehen.?

Nach dem Gespr?ch ¨C in Kontakt bleiben

Das Personalgespr?ch ist vorbei, Mitarbeiter:in und vorgesetzte Person haben sich ¨¹ber die Ziele und Erwartungen f¨¹r das n?chste Jahr ausgetauscht. Und jetzt? ?Wichtig ist, dass man auch nach dem Gespr?ch miteinander in Kontakt bleibt?, betont Eric Ryf. Unterst¨¹tzen kann dabei das ?Dialog?-Formular, in dem Mitarbeitende und vorgesetzte Personen die wichtigsten Punkte des Gespr?chs festhalten.

Dabei geht es jedoch nicht darum, alle Details des Gesagten wiederzugeben. ?Das Formular soll ein Hilfsmittel f¨¹r die Gespr?chsf¨¹hrung sein ¨C und eine Anregung, die wichtigsten Punkte darin festzuhalten, zum Beispiel die vereinbarten Ziele?, so Eric Ryf. ?Ein Personalgespr?ch ist dann gelungen, wenn Mitarbeitende und vorgesetzte Person am Schluss ein gemeinsames Verst?ndnis davon haben, wohin die Reise in den n?chsten zw?lf Monaten gehen soll. Halten Sie dies im Formular schriftlich fest und vereinbaren Sie, wo es abgelegt wird.?

Zudem hilft ein Blick auf die schriftlich festgehaltenen Eckpunkte bei der Vorbereitung des n?chsten Austauschs. Denn eines ist sicher: Das n?chste Personalgespr?ch kommt bestimmt. Alle Jahre wieder ¨C genau wie Weihnachten.