Versand von Massen-E-Mails

E-Mails, f¨¹r die Adressen aus der zentralen ETH-Kontaktdatenbank verwendet werden und die an mehr als 500 Mitarbeitende gehen, sind bewilligungspflichtig. Zust?ndig f¨¹r die Bewilligung von Massen-E-Mails an Mitarbeitende ist die Abteilung Hochschulkommunikation (HK). Sie entscheidet dar¨¹ber, ob eine E-Mail an den vorgesehenen Verteiler verschickt werden darf, und ber?t die anfragenden Stellen bez¨¹glich Alternativen (gezieltere Verteiler, besser geeignete Kan?le). E-Mails an Studierende fallen in den Zust?ndigkeitsbereich des Rektorats.

E-Mails an alle ETH-Mitarbeitenden sollen nur in Ausnahmef?llen verschickt werden. F¨¹r Informationen, bei denen die Absender:innen davon ausgehen, dass sie f¨¹r alle ETH-Mitarbeitenden von Interesse sind, stehen die internen Kommunikationskan?le zur Verf¨¹gung, insbesondere ?Intern aktuell? mit dem dazugeh?rigen Newsletter und die Startseite des Mitarbeitendenportals ?Staffnet?.

Unter gewissen Umst?nden kann es dennoch notwendig sein, eine E-Mail an alle ETH-Mitarbeitenden zu verschicken. Hierf¨¹r muss mindestens eines der folgenden Kriterien erf¨¹llt sein:

• Die E-Mail beinhaltet Informationen, ¨¹ber die alle ETH-Mitarbeitenden zwingend informiert sein m¨¹ssen und die f¨¹r ihre T?tigkeit an der ETH grundlegend sind (z.B. ausserordentliche Geb?udeschliessungen, ?nderung der Personalverordnung, Warnung vor Phishing-E-Mails).
• Absender der E-Mail ist die ETH-Schulleitung oder ein Schulleitungsmitglied.
• Es handelt sich um eine Umfrage, die von der Schulleitung oder einem Schulleitungsmitglied bewilligt wurde.

F¨¹r die Beurteilung und Freigabe des Versands von Massen-E-Mail nehmen Sie bitte Kontakt mit Ihrer Themenmanagerin/Ihrem Themenmanager auf.